In die Mitgliederkartei wurden alle Bewohner des ehemaligen Landkreises Schloßberg aufgenommen. Dazu wurden nach der Flucht die Einträge aus den Einwohnerlisten auf Karteikarten erfaßt. Später wurden die Daten in ein EDV-Programm überführt.
Die aktuelle Liste enthält rund 1.000 Einträge. Das sind all die Personen, die regelmäßig Spenden an die Kreisgemeinschaft oder Stiftung überweisen. Leider fehlen uns meistens die Rückmeldungen zu Verstorbenen, so daß die Liste in Teilen keine Aktualität hat. Sie ist Basis für den Versand des Heimatbriefes.
Der aktuelle Vorstand wurde in der Mitgliederversammlung von 2022 gewählt und im Jahr 2024 ergänzt:
| Kreisvertreter | Michael Gründling |
| Stellvertreter | Inga Frauke Majer |
| Schatzmeister | Joachim Löwe |
| Honorarkraft für die Heimatstube | Tanja Schröder |